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Support & Häufige Fragen

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Erste Schritte

So startet ihr mit der VereinsCloud

Ja. Ihr könnt die cadaiungo VereinsCloud 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen — ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung. Nach der Testphase entscheidet ihr in Ruhe, ob ihr ein Lizenzpaket bucht oder die kostenlose Free-Version weiter nutzt.
Ja. Die VereinsCloud wurde gezielt für ehrenamtliche Vereinsvorstände und Engagierte entwickelt — ohne technisches Vorwissen bedienbar. Die Oberfläche ist intuitiv aufgebaut, alle Funktionen sind beschriftet, und unsere Anleitungen führen Schritt für Schritt durch viele Bereiche. Für den Start gibt es zudem ein kostenloses Einführungsgespräch.
Ja. Vereinsadministratoren erhalten ein kostenloses Einführungsgespräch (zeitlich begrenzt), um die VereinsCloud kennenzulernen und die ersten Schritte gemeinsam zu gehen. Wir zeigen euch die wichtigsten Funktionen und beantworten eure individuellen Fragen.
Die VereinsCloud eignet sich für Sportvereine jeder Größe (von 30 bis über 1000 Mitglieder), Mehrspartenvereine mit beliebig vielen Abteilungen sowie für andere Vereine mit nicht-sportlichem Schwerpunkt. Egal ob Tennisclub, Fußballverein, Tischtennis-, Badminton-, Padel-Club oder allgemeiner Freizeitverein — die Plattform passt sich euren Anforderungen an.
Ja. Die VereinsCloud bietet ein flexibles Rollensystem mit individuellen Administrationsrollen. So können Vorstand, Schriftführung, Kassenwartin, Trainer oder Abteilungsleitungen jeweils nur die Bereiche sehen und bearbeiten, die für sie relevant sind — mit eigenen Zugängen und passgenauen Rechten.

Preise & Pakete

Was kostet die VereinsCloud?

Es gibt drei Komplett-Pakete: S (12,- €/Monat) für kleine Vereine bis 100 Mitglieder, M (25,- €/Monat) für aktive Vereine bis 350 Mitglieder und L (45,- €/Monat) für große Vereine bis 750 Mitglieder. Zusätzlich gibt es zwei Einzel-Pakete: Platzbuchung (10,- €/Monat) und CLUBRACE (kostenlos für 1 Rangliste). Die Preise gelten bei jährlicher Zahlung.
Nein. Ihr könnt die VereinsCloud 30 Tage komplett ohne Kreditkarte oder Bankdaten testen. Es entsteht keine automatische Verlängerung und kein Abonnement — ihr entscheidet aktiv, ob ihr fortfahrt.
Die Komplett-Pakete werden in der Regel jährlich abgerechnet, da ihr so von den günstigeren Konditionen profitiert. Bei Bedarf sprecht uns gerne zu individuellen Zahlungsmodalitäten an.
Eure Lizenz geht automatisch in eine kostenlose Free-Version über. Eure bestehenden Daten bleiben weiterhin verfügbar, können bearbeitet und exportiert werden — es können nur keine neuen Daten mehr hinzugefügt werden. Falls ihr auch die Free-Version löschen möchtet, werden die Daten frühestens nach einem Jahr endgültig entfernt.
Ja. Die Platzbuchung ist in jedem Komplett-Paket (S/M/L) optional zubuchbar. Es sind 2 Plätze inklusive, jeder weitere Platz kostet 5,- € pro Monat. Alternativ könnt ihr die Platzbuchung auch als reines Einzel-Paket für 10,- €/Monat buchen.

Datenimport & Migration

Umzug von eurem aktuellen System

Ja. Wir bieten euch eine kostenfreie CSV-Vorlage mit Anleitung — damit könnt ihr eure Daten selbst importieren. Wenn ihr lieber den Export aus eurem aktuellen Programm an uns schickt, bereiten wir die Daten gegen Aufpreis für euch auf und importieren sie.
Wir können alle gängigen Exportformate verarbeiten — egal aus welchem Vereinsprogramm. Sobald uns alle nötigen Informationen vorliegen, dauert die Aufbereitung in der Regel nur wenige Tage.
Wenn ihr die CSV-Vorlage selbst befüllt, ist der Import sofort möglich. Wenn wir die Daten für euch aufbereiten, dauert es in der Regel wenige Tage, sobald uns alle nötigen Informationen vorliegen.
Der Aufwand ist überschaubar. Mit unserer CSV-Vorlage und Anleitung könnt ihr selbst importieren. Alternativ übernehmen wir die Aufbereitung für euch — dann müsst ihr nur einen Export aus eurem alten System bereitstellen. In jedem Fall begleiten wir euch durch den Prozess.

Datenschutz & DSGVO

Eure Daten sind sicher

Eure Daten werden ausschließlich in Deutschland bei einem deutschen Hosting-Anbieter nach deutschem Recht gespeichert — vollständig DSGVO-konform. Der Betrieb erfolgt mit erneuerbaren Energien.
Ja. Backups werden automatisiert erstellt, sodass eure Daten jederzeit sicher sind. Im seltenen Fall eines technischen Problems kann der Datenbestand zeitnah wiederhergestellt werden.
Ja. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist im Vereinsverwaltungsbereich hinterlegt und kann von jedem Verein selbstständig heruntergeladen werden. Damit erfüllt ihr eure rechtlichen Verpflichtungen als Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Ja. Die VereinsCloud nutzt durchgehend SSL/TLS-Verschlüsselung — sowohl im Browser als auch in der App. Eure Daten werden auf dem Übertragungsweg jederzeit geschützt.
Eure Daten bleiben in der kostenlosen Free-Version weiterhin bearbeitbar und exportierbar. Ihr habt jederzeit Zugriff auf eure Daten und könnt sie als Export herunterladen.

Mitgliederverwaltung

Mitglieder, Kontakte und Gruppen

Ja. Mit dem Online-Mitgliedsantrag können Interessierte direkt auf eurem Vereinsprofil eintreten — inklusive aller individuellen Felder, die ihr braucht (z.B. Abteilungswahl, SEPA-Mandat, Geburtsdatum, Notfallkontakt). Der Antrag landet automatisch in eurer Mitgliederverwaltung — kein Papierkram mehr.
Ja. Ihr könnt Mitglieder in beliebige Gruppen organisieren — zum Beispiel nach Mannschaft, Trainingsgruppe, Altersklasse oder Funktion (Vorstand, Trainerin, Übungsleiter). Pro Lizenzpaket gelten unterschiedliche Limits: S = bis 5 Gruppen à 50 Personen, M = bis 10 Gruppen à 100 Personen, L = bis 20 Gruppen à 200 Personen.
Ja. Mehrspartenvereine mit mehreren Abteilungen können in einer einzigen VereinsCloud organisiert werden. Jede Abteilung kann eigene Inhalte, eigene Mitglieder und eigene Berechtigungen haben — alles unter einem Dach. Ideal vor allem in Kombination mit dem Lizenzpaket L.
Ja. Mitgliederlisten lassen sich jederzeit als CSV oder PDF exportieren — mit individuellen Spalten und Filtern. So habt ihr eure Daten immer auch außerhalb der VereinsCloud verfügbar.
Ja. Das Rollenkonzept erlaubt es euch, eigene Administrationsrollen zu definieren. So bekommt jedes Vorstandsmitglied genau die Rechte, die es braucht: Vorstand, Schriftführung, Kassenwartin, Trainer, Übungsleiterin, Abteilungsleitung etc. Niemand sieht mehr, als nötig.

Beiträge & SEPA-Einzug

Mitgliedsbeiträge automatisiert verwalten

Ihr legt eure Mitgliedsbeiträge (auch Sonderbeiträge für Familien oder Beitragsgruppen) direkt in der VereinsCloud an. Bei Bedarf erstellt das System für euch eine SEPA-XML-Datei, die ihr im Online-Banking eurer Vereinsbank hochladen könnt. Das funktioniert mit allen Banken, die SEPA-Lastschriften unterstützen.
Mandate werden direkt in der VereinsCloud verwaltet. Ihr könnt sie beim Online-Mitgliedsantrag einsammeln oder manuell bei jedem Mitglied hinterlegen. Die Mandatsreferenz wird automatisch generiert — und in der SEPA-XML-Datei korrekt eingetragen.
Ja, ab Lizenzpaket M und L wird die automatische Rechnungserstellung für gebuchte Beiträge unterstützt. So habt ihr immer eine korrekte Buchhaltung.
Ja. Ihr könnt beliebig viele Sonderbeiträge für Familien, Beitragsgruppen, Ermäßigungen oder einmalige Zahlungen anlegen. Pro Mitglied können mehrere Beiträge gleichzeitig hinterlegt sein.

Vereins-App

Eigene App für eure Mitglieder

Ja. Die cadaiungo VereinsCloud-App ist im Apple App Store und im Google Play Store kostenlos für eure Mitglieder verfügbar. Mit der App erhalten Mitglieder Push-Benachrichtigungen, sehen aktuelle Blogbeiträge, Events, können Plätze buchen und an Anmeldungen teilnehmen — alles in einer App.
Die App ist kostenlos für alle Vereinsmitglieder. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten — weder für den Verein noch für die Mitglieder.
Ja. Ab Lizenzpaket S könnt ihr eure individuellen Vereinsfarben hinterlegen. Die VereinsCloud passt sich automatisch an — vom Login-Bildschirm bis hin zum öffentlichen Vereinsprofil. So bleibt euer Branding konsistent.
Ja. Push-Benachrichtigungen sind in allen Lizenzpaketen enthalten. Damit könnt ihr eure Mitglieder direkt informieren — zum Beispiel bei Trainingsausfall, neuen Blogbeiträgen oder wichtigen Vereinsmitteilungen.

CLUBRACE & Platzbuchung

Spezialfunktionen für Sportvereine

CLUBRACE ist die digitale Vereinsrangliste der VereinsCloud. Mitglieder können sich in Pyramiden- oder Tannenbaum-Ranglisten gegenseitig zu Spielen herausfordern und Punkte sammeln. Aktuell unterstützt für Tennis, Badminton, Tischtennis und Padel. CLUBRACE ist in allen Komplett-Paketen enthalten und auch als kostenloses Einzel-Paket buchbar.
Die Platzbuchung erlaubt es euren Mitgliedern, Plätze direkt online (per Web oder App) zu buchen — für Tennisplätze, Hallen, Räume oder andere Vereinsressourcen. Ihr könnt individuelle Buchungsregeln (Buchungsdauer, max. Anzahl Buchungen, Vorlaufzeit) festlegen. Auch Gastbuchungen mit Zahlung per PayPal sind möglich.
2 Plätze sind inklusive. Jeder weitere Platz kann für 5,- €/Monat zugebucht werden. So zahlt ihr nur für das, was ihr wirklich braucht.
Ja. Es gibt eine spezielle Trainerrolle, mit der Trainer und Trainerin eigene Trainingseinheiten anlegen können — auch außerhalb der normalen Buchungsregeln.

Bestandserhebung & Verbände

DOSB, BLSV, LSB & Co.

Ja. Die VereinsCloud bietet einen vollständigen DOSB-XML-Export für die jährliche Bestandserhebung. Damit könnt ihr eure Meldepflichten an den Deutschen Olympischen Sportbund komplett digital erfüllen — ohne manuelle Excel-Aufbereitung.
Folgende Landes- und Sportverbände werden direkt unterstützt: DOSB (XML-Format), BLSV (Bayerischer Landes-Sportverband), LSB NRW, BSB Nord, BSB Freiburg und WLSB. Weitere Verbände können auf Anfrage ergänzt werden.
Ihr habt jederzeit aktuelle Statistiken über eure Mitgliederzahlen, Altersstruktur, Geschlechterverteilung und Funktionscodes. Alle Auswertungen sind per Klick exportierbar — für interne Zwecke oder für die Bestandsmeldung.

Support & Hilfe

Wir helfen euch weiter

Wir bieten Support per E-Mail, Telefon und Videokonferenz. Insbesondere zu Beginn ist der Support in begrenztem Umfang kostenlos verfügbar. Zusätzlich findet ihr in unseren ausführlichen Anleitungen Antworten auf die meisten Fragen.
Ja. Wir bieten ausführliche Anleitungen zu allen Funktionen der VereinsCloud. Diese helfen euch dabei, die Plattform selbstständig zu nutzen und decken die häufigsten Fragen ab.
Über E-Mail-Support hinaus könnt ihr kostenpflichtigen ausführlichen oder intensiven Support zubuchen — zum Beispiel für individuelle Schulungen, ausführliche telefonische Beratung oder die Begleitung bei größeren Projekten. Sprecht uns gerne an für ein Angebot.

Eure Frage ist nicht dabei?

Schreibt uns — wir helfen euch gerne persönlich weiter. Egal ob ihr eine konkrete Frage habt, ein Beratungsgespräch wünscht oder die VereinsCloud direkt ausprobieren wollt.

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